İş dünyasında haberleşme ve bilgi alışverişinin e-postalar yoluyla yapılması çalışma şartlarından, iş yüküne hayatımızı pek çok yönden etkiledi. Peki e-posta dünyamızı nasıl değiştirdi?
BBC Türkçe'de yer alan habere göre, iş dünyasındaki haberleşmede e-postanın hakim olması çalışma tarzımızı değiştirdi. Haber iletirken yaşadığımız yavaş ve belirsiz sürecin yerini yıldırım hızıyla işleyen bir süreç aldı.
Bugün iş dünyasında günlük gönderilen e-posta sayısı 100 milyar civarında. 2017’de bu sayının 130 milyarı bulması bekleniyor. Bu noktaya 20 yıl içinde geldik. Ondan önce düzenli e-posta kullanan insan sayısı çok azdı.
Belki bazılarımızın AOL hesapları vardı, ama bunlar çoğunlukla kişisel kullanım içindi. 1990’lar boyunca gelen mesajlara anında yanıt gönderme geleneği oluşmamıştı. Faksın hala bilgi iletmede en etkili yöntem olduğu düşünülüyordu.
2000’lerin başlarında durum değişti, e-posta artık ofislerde yaygınlaşmıştı. 2003’te BlackBerry piyasaya çıktığında ofiste olmadığınız zamanlarda bile e-postaya erişme olanağı doğdu. Bu aynı zamanda çalışma saatleri dışında da mesajları kontrol edip yanıt verme beklentisini doğurdu. Fakat e-posta ile haberleşme kuralları konusunda yerleşmiş kurallar yoktu henüz.
Sayılarla e-posta
2014 yılı itibariyle dünya çapında 4,1 milyar olan e-posta hesabı sayısının 2018 yılı sonunda 5,2 milyara çıkması bekleniyor.
Bu süre içinde 300 milyon kişi ilk e-posta hesabını açmış olacak.
E-postaların çoğu işle ilgili. 2014’te işle ilgili gönderilen günlük ortalama e-posta sayısı 108 milyardı.
Ortalama bir insan işiyle ilgili günde 121 e-posta gönderiyor. 2018’de bu rakamın 140’a çıkacağı tahmin ediliyor.
(Kaynak: Radicati Group Inc.)
Çizgi belirsizleşiyor
New York’taki Macmillan yayınevi yetkililerinden Will Schwalbe, “Bir gün bir baktık ki günümüzün yüzde 70’ini e-posta yoluyla mesaj göndermeye ya da gelen mesajlara yanıt yazmaya ayırıyoruz,” diyor.
2006’da Schwalbe ve yazar David Shipley oturup bir e-posta gönderme kılavuzu hazırlamışlar. “E-posta insanlarla haberleşmede inanılmaz bir mekanizma haline geldi.”
E-posta sayesinde dünya hem bilgi iletme hem de temel iletişim bakımından çok daha verimli hale geldi; fakat bu verimi nicel olarak ifade etmesi zor. Fakat bugün akıllı telefonlar, hatta artık saatler yoluyla e-postaya ulaşmak olanaklı, ama aynı zamanda birçok kişi için yük haline de geldi. Çünkü artık iş ile özel yaşam arasındaki çizgi belirsizleşti.
Uzmanlar e-postanın olağanüstü güçlü bir araç olduğu, fakat dikkatli kullanılmadığında her şeyin önüne geçme tehlikesi taşıdığı kanısında.
Ancak ondan uzak durmak birçoğumuz açısından zor. İş nedeniyle değil, alışkanlık yaptığı için. Uzmanlar e-postanın bağımlılık yaptığını, beyinde uyuşturucu ile aynı merkezleri harekete geçirdiğini belirtiyor. E-posta yazarak bir iş yapmış olma tatmini sağlıyor.
Fakat bu aslında sahte bir başarı duygusu. E-posta yazmanın, müşteri hizmetleri dışında kimsenin iş tarifinde yeri yoktur.
Öneriler
Uzmanlar, e-posta bağımlılığını kırmanın en iyi yolunun sadece günün belirli saatlerini bu işe ayırmaktan geçtiğini belirtiyor. Öğle yemeği öncesi ya da işyerinden çıkmadan önceki zamanlar en uygun olabilir. Ayrıca birikmiş mesajlar varsa hepsine cevap yetiştirmeye çalışmamak gerektiği belirtiliyor.
Eski e-postaları bir dosya açıp orada saklamak yerinde olabilir. Böylece temiz bir sayfayla işe başlamış olursunuz. O zaman da birikmeyi önlemek için artık iyi uygulamaları hayata geçirmekte fayda var.
Uzmanlar bu konuda ayrıca şunları öneriyor:
- Her an hazır olduğunuz izlenimini vermemek için e-posta mesajlarını acil olmadıkları durumda birkaç saat sonra yanıtlayın;
- Mesajı nasıl yazıp göndereceğinizi düşünün; uzun uzun yazmak yerine mümkünse spotlar, alt başlıklar, kısa grafikler kullanın;
- İlk mesajı ne kadar etkin yazarsanız sonraki mesaj sayılarını sınırlamış olursunuz;
- Tartışmalı ya da karmaşık konuları e-postada gündeme getirmek doğru bir yöntem değildir.
Mesaj kutularının dolması strese ve dikkat dağıtmaya neden olsa da, e-posta hayatımızı çok kolaylaştırdı, çok hızlandırdı. Artık işletmeler birçok işini dijital yoldan, posta masrafına ve posta süresine gerek kalmadan hallediyor.
