Vergi Usul Kanunu (VUK) uyarınca, aksine hüküm olmadıkça, tutulan ve üçüncü şahıslarla olan ilişki ve işlemlere ait kayıtların tevsiki (belgelendirilmesi) zorunludur (VUK Md.227).
Bilanço ve işletme hesabına göre defter tutan tüccarlar (dolayısıyla kurumlar vergisi mükellefleri), kazancı basit usulde tespit edilenlerle defter tutmak mecburiyetinde olan çiftçiler,
- Birinci ve ikinci sınıf tüccarlara,
- Serbest meslek erbabına,
- Kazançları basit usulde tespit olunan tüccarlara,
- Defter tutmak mecburiyetinde olan çiftçilere,
- Vergiden muaf esnafa,
sattıkları mal veya yaptıkları hizmet için fatura vermek ve bunlar da fatura istemek ve almak zorundadırlar. (VUK Md.232)
Fatura düzenlememek ve almamak özel usulsüzlük cezası kesilmesini gerektirir. (VUK Mükerrer 355)
Bu kuralı basit bir şekilde şöyle ifade edebiliriz. Gelir vergisine konu yedi gelir unsurundan üçü ile iştigal edenler (yani faaliyet geliri elde eden işletmeler) fatura veya benzeri belge almak ve vermek zorundadır. Ücret, kira, menkul sermaye iradı ve diğer kazanç ve irat sahipleri, defter tutmak zorunda olmadığı gibi fatura düzenlemek ve almak da zorunda değildir.
Ancak, fatura düzenlemek ve almak zorunda olan mükelleflerin ticari faaliyetlerine ilişkin olarak, işyerlerinde kullanılmak ve tüketilmek amacıyla satın aldıkları (kırtasiye, büro ve temizlik malzemeleri gibi) ve bedeli fatura düzenleme haddini (2021 yılı için 1.500 TL'yi) aşmayan, dolayısıyla perakende satış fişi (veya yazar kasa fişi) ile belgelenmesi mümkün bulunan harcamalara ilişkin fişlerin gider belgesi olarak kabul edilmesini Maliye Bakanlığı uygun bulmuştur. (204 sıra no.lu VUK Genel Tebliği)
206 sıra numaralı VUK Genel Tebliğinde, mükelleflerin faaliyetleri ile ilgili olarak yapmış oldukları mal ve hizmet alımlarına ilişkin (gider belgesi olarak kabul edilen) perakende satış fişi veya yazar kasa fişlerinde ayrıca gösterilen katma değer vergisinin, bu belgelerin kanuni defterlere de kaydedilmesi şartıyla, indirim konusu yapılabileceği açıklanmıştır.
Görüldüğü gibi, yürütülen faaliyet için işyerlerinde kullanılmak ve tüketilmek amacıyla satın alınan (kırtasiye, büro ve temizlik malzemeleri gibi) ve yasal fatura sınırının altında yer alan mal ve hizmet bedellerine ilişkin fişlerde yazılı olan tutarlar gider/maliyet olarak dikkate alınabiliyor ve fişlerin üzerinde gösterilen KDV'ler indirim konusu yapılabiliyor.
Ancak, işlem bedelinin (1.1.2021'den itibaren) 1.500 TL'yi geçmesi veya bedel 1.500 TL'den düşük olsa dahi alıcının istemesi halinde malı satanın veya işi yapanın fatura düzenlemesi zorunlu. (Bu sınır her yıl yeniden değerleme oranında artıyor.)
İşletmenin tüketimi dışında satışa konu olacak mal ve hizmet alımlarında ise bedeli ne olursa olsun fatura düzenlenmesi ve defterlere yapılacak kayıtların faturalara dayandırılması gerekiyor.
Fatura ile belgeleme neden önemli?
Fatura ile belgelendirmenin zorunlu olduğu hallerde fatura alınması iki nedenle önemlidir:
- Alınan mal veya hizmeti gider veya maliyet olarak dikkate alabilmek,
- Alış bedelinde gösterilen KDV'yi indirmek.
Gelir İdaresi ve vergi daireleri hangi durumlarda fişleri kabul etmiyor?
Bazı vergi uygulamalarında mevzuata göre fatura yerine fişle (yazar kasa veya perakende satış fişi ile) belgelendirmenin yasal olarak mümkün olmasına rağmen fiş kabul edilmiyor.
Bu uygulamaları iki gruba ayırabiliriz.
Birinci grup uygulamaya, yıllık gelir vergisi beyannamesi üzerinde "eğitim ve sağlık harcamaları" indiriminde, iade söz konusu olduğu durumlarda, fişle tevsik edilen harcamaların kabul edilmemesini, beyannamenin düzeltilmesinin istenmesini örnek olarak gösterebiliriz.
Bu durumla, fatura haddinin altındaki eczane harcamalarında çok sık karşılaşıyoruz. Bu durumda mevzuata göre fatura almak zorunlu değil, ancak Maliye yayımladığı tebliğe rağmen faturayı zorunlu tutuyor.
İkinci grupta, işyerinde kullanılan veya tüketilen mal veya hizmet alımlarında 204 no.lu Tebliğe uygun olarak alınan fişlere istinaden yapılan gider/maliyet kayıtlarının kabul edilmemesi ve fişlere dayanılarak yapılan KDV indirimlerinin reddedilmesi yer alıyor.
Uygulamada bazı vergi daireleri sadece 204 no.lu Tebliğde sayılan kırtasiye ve temizlik malzemelerinin fişle belgelenmesini kabul edip otopark, yemek ve eczane gibi harcamaların fişle belgelendirilmesini kabul etmiyorlar. Fişle tevsik olunan bu harcamaların KDV'sinin iade hesaplarından çıkarılmasını, hatta bunula yetinmeyip KDV indirimi ve gider olarak dikkate alınmamasını (yani beyannamelerin düzeltilmesini) istiyorlar. Bu konuda, tebliğe aykırı özelgeler hâlâ sistemde varlığını sürdürüyor…
Örneğin, bir özelgede, şirket çalışanlarının görevli olarak çıktığı iş seyahatlerinde satın almış olduğu yemek, otopark, otoban geçiş ücreti, taksi ücreti, oto yıkama vb. hizmet bedellerine ilişkin fişlerin gider belgesi olarak kullanılmasının mümkün olup olmadığı ve KDV'sinin indirim konusu yapılıp yapılamayacağına ilişkin soru aynen şu ifadelerle cevaplandırılmıştır:
"…Buna göre, KDV mükelleflerinin işletmelerinde tüketime konu olacak kırtasiye, büro ve temizlik malzemeleri, gıda gibi genel giderlerin ödeme kaydedici cihaz fişi ile tevsik edilmesi mümkündür. Ancak, bunlar dışında kalan alış ve giderler ödeme kaydedici cihaz fişi ile tevsik edilemeyeceğinden, söz konusu belgelerde yer alan katma değer vergisi de indirim konusu yapılamayacaktır."
Yine başka bir özelgede, mali müşavir olarak faaliyet gösteren serbest meslek erbabının mesleki yayın ve kitaplar için yaptığı giderlerin fatura ile tevsik edilmesinin gerekli olduğu, bu nedenle ödeme kaydedici cihaz fişlerinin gider belgesi olarak kabul edilmesinin mümkün bulunmadığı belirtilmiştir.
Bu yaklaşım açıkça mevzuatın hatalı yorumlanmasından kaynaklanıyor. Çünkü 204 no.lu tebliğ, birkaç harcama türünü örnek olarak gösterip "gibi" edatına yer vererek, benzer şekilde işletmede kullanılan/tüketilen yani ticaret konu olmayan mal ve hizmet alımlarının fişle belgelenebileceğini kabul ediyor aslında...
Son sözüm, Gelir İdaresi ve mükelleflere…
- Yazılı kültür ve mevzuat yönünden bence ülkemizin en gelişmiş kurumu olan Gelir İdaresi'ne sesleniyorum: Kendi yayımladığınız tebliğe en başta kurum olarak siz uymayacaksanız kimin uymasını bekliyorsunuz? Uymayacaksanız en kısa sürede değiştirmenizi, yok uyacaksanız da hatalı özelgeleri sistemden kaldırıp, vergi dairelerini bu konuda uyarmanızı bekliyoruz.
Mükelleflere sesleniyorum: Bu tartışmalı ortam devam ettiği sürece tedbirli mükellefler olarak fiş yerine fatura talep etmenizi ve harcamalarınızı fatura ile belgelendirmenizi öneriyorum.
